Umów rozmowę↗Zakres wsparcia operacyjnego
Prowadzenie bieżącego zaplecza firmy, uporządkowany obieg dokumentów i informacji oraz pilnowanie ustaleń operacyjnych. Przejmuję biurowe formalności i nadzór nad terminami.
Dokumenty
Terminy
Kiedy warto przekazać ten obszar
Rozmyta odpowiedzialność. Dokumenty, umowy i ustalenia giną w wiadomościach, a potem nikt nie wie, kto miał je doprowadzić do końca.
Presja czasu. Płatności i formalności są załatwiane w ostatniej chwili, co wymusza działanie pod presją.
Rozproszenie uwagi. Bieżące formalności odciągają Cię od rozwoju biznesu i obsługi kluczowych klientów.
Brak kontroli ustaleń. Nikt nie sprawdza, czy ustalenia z zespołem i dostawcami faktycznie zostały wykonane.
Co przejmuję
Przejmuję odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie back office, od układania obiegu dokumentów po nadzór nad terminami i fakturowaniem.
Organizacja kalendarza. Planowanie spotkań, pilnowanie terminów i bieżących priorytetów firmy.
Obieg dokumentacji i umów. Porządkowanie umów, załączników i bezpieczny obieg informacji w firmie.
Korespondencja przychodząca i wychodząca. Poczta, przesyłki kurierskie i doręczenia elektroniczne, z przypisaniem spraw do właścicieli.
Przygotowywanie pism i zestawień. Opracowywanie dokumentów na podstawie przekazanych wytycznych i standardów.
Dokumentowanie ustaleń. Notatki ze spotkań, weryfikacja ustaleń oraz wyznaczanie terminów wykonania zadań.
Monitorowanie realizacji. Bieżące sprawdzanie statusu zadań realizowanych przez zespół lub partnerów.
Fakturowanie i dokumenty dla księgowości. Wystawianie faktur, kompletowanie dokumentów kosztowych i przekazywanie ich do Twojego biura rachunkowego.
Monitoring płatności i wpłat. Kontrola terminowości wpłat od klientów oraz prowadzenie uprzejmych przypomnień o płatności.
Rejestry i terminy formalne. Prowadzenie rejestru umów, polis, gwarancji, przeglądów i uprawnień wraz z wyprzedzającym przypomnieniem o datach granicznych.
Dwa tryby realizacji
Zakres ustalamy przed startem i możesz go później rozszerzyć. Tryb partnerki operacyjnej zawiera wszystko to, co tryb asystentki.
Pracuję według Twoich wytycznych i w ramach zasad, które już obowiązują.
Wszystko z trybu asystentki, a do tego projektowanie sposobu pracy w tym obszarze.
Realizacja w praktyce
Wdrożenie przechodzimy raz. Potem zaplecze działa w powtarzalnym rytmie i wracasz do niego tylko po to, żeby zdecydować.
Jednorazowo, na początku współpracy
Ustalamy, co przejmuję, co zostaje po Twojej stronie oraz w którym trybie pracujemy.
Przegląd pism, umów i obiegu informacji oraz ustalenie, gdzie dziś zatrzymują się sprawy.
Spisujemy poziomy dostępu oraz to, które sprawy zamykam sama, a które wymagają Twojej decyzji.
Powtarzalny rytm, bez daty końcowej
Bieżąca obsługa biurowa, fakturowanie, obieg dokumentów i kontakt z biurem rachunkowym.
Dostajesz stan formalny firmy: co zostało zamknięte, co czeka na Twoją decyzję i jakie terminy nadchodzą.
Powtarzalne czynności trafiają do procedur i wzorów, żeby następnym razem nie zajmowały już czasu.
Rytm powtarza się, dopóki trwa współpraca
Zakres na start
Pracę możemy zacząć od fakturowania, kompletowania dokumentów kosztowych dla księgowości oraz uporządkowania kalendarza. Po ułożeniu tych procesów zakres może zostać rozszerzony o monitoring ustaleń i nadzór nad płatnościami.
Po Twojej stronie
Dostępów do systemów i poczty, kontaktu do biura rachunkowego oraz decyzji o granicach, w których mogę działać samodzielnie. Terminy ustalamy wspólnie, a ich bieg liczę od przekazania materiałów, dostępów i akceptacji.
Najczęstsze pytania
Tak. Często zaczynamy od jednego obszaru, na przykład od fakturowania lub kompletowania dokumentów dla księgowości. Po jego uporządkowaniu włączamy kolejne zadania.
Mogę kompletować dokumenty, przekazywać je w uzgodnionym rytmie i zbierać potrzebne wyjaśnienia. Rozliczenia oraz decyzje księgowe pozostają po stronie biura i upoważnionych osób.
Nie zakładam takiej konieczności. Najpierw sprawdzamy obecny sposób pracy i systemy. Ewentualne zmiany proponuję wtedy, gdy usprawniają realizację uzgodnionego zakresu.
Obsługa realizowana jest w standardowych dniach i godzinach roboczych, od poniedziałku do piątku, w godzinach 8:00 do 16:00. Zasady wsparcia w sytuacjach wyjątkowych lub poza standardowym czasem ustalamy indywidualnie na etapie tworzenia umowy.
Porozmawiajmy o potrzebach Twojego biznesu i dopasujmy właściwy model wsparcia operacyjnego.