1. Zakres dokumentu
Niniejsza polityka opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób odwiedzających serwis VirtuNova, kontaktujących się z firmą, rezerwujących rozmowę za pośrednictwem zewnętrznego Kalendarza Google oraz zawierających lub realizujących umowę.
Serwis oznacza stronę internetową VirtuNova wraz z jej podstronami, działającą pod adresem virtunova.pl. Polityka odpowiada aktualnemu modelowi strony bez kont użytkowników, sprzedaży i płatności online, formularza kontaktowego, newslettera oraz narzędzi analitycznych i reklamowych.
2. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych jest Anna Pajestka, prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą VirtuNoVA ANNA PAJESTKA, ul. Górna 64, 32-329 Ujków Nowy, NIP 6281975474, REGON 24354004700000, działająca pod marką VirtuNova.
W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się:
- mailowo: hello@virtunova.pl,
- telefonicznie: +48 513 343 323,
- pisemnie: ul. Górna 64, 32-329 Ujków Nowy.
3. Jakie dane są przetwarzane i skąd pochodzą
Zakres danych zależy od sposobu korzystania z serwisu i kontaktu z Administratorem. Mogą to być:
- dane techniczne związane z wizytą w serwisie, takie jak adres IP, data i czas żądania, odwiedzana podstrona, typ przeglądarki, system operacyjny, strona odsyłająca oraz informacje o błędach;
- dane przekazane w wiadomości e‑mail lub podczas rozmowy telefonicznej, w szczególności imię i nazwisko, dane kontaktowe, nazwa firmy, stanowisko oraz treść zapytania;
- dane podane podczas rezerwacji rozmowy w Kalendarzu Google, w szczególności imię i nazwisko, adres e‑mail, wybrany termin oraz treść informacji wpisanych w formularzu rezerwacji Google;
- dane potrzebne do przygotowania oferty, zawarcia i wykonania umowy, rozliczeń oraz obsługi reklamacji lub roszczeń;
- dane osób reprezentujących klienta, jego pracowników i współpracowników, jeżeli są przekazywane w związku z realizacją umowy.
Dane pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od reprezentowanego przez nią podmiotu, od klienta przekazującego dane osoby kontaktowej albo są generowane automatycznie przez infrastrukturę serwera podczas korzystania z serwisu.
Prosimy nie przekazywać przez zwykłą wiadomość e‑mail szczególnych kategorii danych, takich jak dane o zdrowiu, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych, pochodzeniu rasowym lub etnicznym, ani numeru PESEL i skanów dokumentów, jeżeli nie jest to wcześniej uzgodnione i rzeczywiście niezbędne.
4. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
Administrator stosuje odrębną podstawę prawną i okres przechowywania dla każdego celu. Okres może zostać przedłużony, gdy jest to konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo gdy obowiązek dalszego przechowywania wynika z prawa.
| Cel | Dane i podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Działanie i bezpieczeństwo serwisu | Dane techniczne i logi serwera. Prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu działania serwisu, diagnozowaniu błędów, ochronie przed nadużyciami i dokumentowaniu incydentów, art. 6 ust. 1 lit. f RODO. | Przez okres wynikający z ustawień oraz zasad retencji dostawców infrastruktury. Dane dotyczące incydentu mogą być przechowywane dłużej, do zakończenia jego wyjaśnienia i upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń. |
| Odpowiedź na zapytanie i kontakt | Dane podane w wiadomości e‑mail lub podczas rozmowy. Działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO, albo prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji i udzielaniu odpowiedzi, art. 6 ust. 1 lit. f RODO. | Do zakończenia sprawy, a następnie maksymalnie przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu dla zachowania ciągłości korespondencji, chyba że zapytanie prowadzi do umowy, reklamacji lub roszczenia. |
| Rezerwacja i organizacja rozmowy | Dane z rezerwacji w Kalendarzu Google. Działania przed zawarciem umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO, albo prawnie uzasadniony interes polegający na organizacji spotkań, art. 6 ust. 1 lit. f RODO. | Do 12 miesięcy po terminie rozmowy, chyba że spotkanie prowadzi do zawarcia umowy albo dane są potrzebne do obrony przed roszczeniami. |
| Przygotowanie oferty oraz zawarcie i wykonanie umowy | Dane identyfikacyjne, kontaktowe, firmowe oraz informacje o zleceniu. Wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem, art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W przypadku osób kontaktowych klienta podstawą jest prawnie uzasadniony interes polegający na wykonaniu umowy z klientem, art. 6 ust. 1 lit. f RODO. | Przez czas negocjacji i wykonywania umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń wynikającego z właściwych przepisów. |
| Rozliczenia i dokumentacja księgowa | Dane wymagane na fakturach i w dokumentacji księgowej. Wypełnienie obowiązków podatkowych i rachunkowych, art. 6 ust. 1 lit. c RODO. | Przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady 5 lat liczonych od końca właściwego roku kalendarzowego, z uwzględnieniem przypadków zawieszenia lub przerwania biegu terminów. |
| Reklamacje i roszczenia | Dane związane ze sprawą i dowody jej przebiegu. Prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze reklamacji oraz ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a gdy obowiązek wynika z prawa, art. 6 ust. 1 lit. c RODO. | Do zamknięcia reklamacji, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń lub prawomocnego zakończenia postępowania. |
5. Odbiorcy danych i podmioty wspierające
Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu. Odbiorcami lub podmiotami przetwarzającymi mogą być:
- OpenAI, L.L.C. oraz Cloudflare, Inc. jako dostawcy infrastruktury służącej do udostępniania, zabezpieczania i technicznej obsługi serwisu;
- home.pl S.A. jako dostawca poczty elektronicznej i usług związanych z domeną;
- Google Ireland Limited oraz podmioty z grupy Google w związku z pocztą i Kalendarzem Google;
- dostawcy oprogramowania wykorzystywanego do organizacji pracy, komunikacji, przechowywania dokumentów i obsługi klienta, jeżeli dane są w tych usługach przetwarzane;
- biuro rachunkowe, doradcy prawni, specjaliści IT oraz inni usługodawcy związani umową i zobowiązani do poufności;
- bank obsługujący rachunek Administratora oraz organy publiczne uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.
Administrator zawiera wymagane umowy powierzenia przetwarzania danych i ogranicza dostęp do danych do osób, które potrzebują go do wykonania swoich obowiązków.
6. Kalendarz Google i linki zewnętrzne
Serwis zawiera link umożliwiający rezerwację rozmowy w Kalendarzu Google. Kliknięcie linku powoduje przejście do zewnętrznego serwisu Google. Google może wtedy otrzymać dane techniczne dotyczące urządzenia i połączenia oraz dane podane w procesie rezerwacji. Zasady przetwarzania danych przez Google opisuje Polityka prywatności Google.
W zakresie, w jakim dane z rezerwacji są zapisywane w firmowym kalendarzu i wykorzystywane do organizacji rozmowy, Administratorem tych danych pozostaje VirtuNova. Korzystanie z Kalendarza Google nie jest obowiązkowe. Można skontaktować się również mailowo lub telefonicznie.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy dostawcy technologiczni mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym lub korzystać z podwykonawców działających w państwach trzecich. W takim przypadku przekazanie danych następuje z zastosowaniem mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych albo innej ważnej podstawy prawnej.
9. Prawa osoby, której dane dotyczą
Na zasadach określonych w RODO można żądać:
- dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
- sprostowania lub uzupełnienia danych;
- usunięcia danych albo ograniczenia ich przetwarzania;
- przeniesienia danych, jeżeli spełnione są warunki wskazane w RODO;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Wniosek dotyczący praw można przesłać na hello@virtunova.pl. Odpowiedź zostanie udzielona bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie miesiąca. Osobie, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne dane kontaktowe organu znajdują się na stronie UODO.
10. Dobrowolność podania danych
Podanie danych w wiadomości, podczas rozmowy lub rezerwacji terminu jest dobrowolne. Brak danych kontaktowych lub informacji niezbędnych do rozpoznania sprawy może jednak uniemożliwić udzielenie odpowiedzi, przygotowanie oferty, rezerwację rozmowy albo zawarcie i wykonanie umowy.
11. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Dane nie są profilowane w celach reklamowych.
12. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, zakresu i celu przetwarzania. Obejmują one w szczególności ograniczanie uprawnień, ochronę kont silnymi hasłami i uwierzytelnianiem wieloskładnikowym tam, gdzie jest dostępne, aktualizowanie oprogramowania, tworzenie kopii zapasowych, poufność osób mających dostęp do danych oraz bezpieczne przekazywanie dostępów.
13. Dane przetwarzane na zlecenie klientów
Przy wykonywaniu usług wirtualnej asysty i wsparcia operacyjnego VirtuNova może otrzymać dostęp do danych osobowych, których administratorem jest klient, na przykład danych jego pracowników, kontrahentów, uczestników kursu, gości lub klientów końcowych. W takim zakresie VirtuNova działa co do zasady jako podmiot przetwarzający na udokumentowane polecenie klienta, a zasady przetwarzania określa umowa powierzenia zawarta zgodnie z art. 28 RODO.
Niniejsza polityka nie zastępuje obowiązku informacyjnego klienta wobec osób, których dane klient powierza VirtuNova.
14. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana w razie zmiany prawa, zakresu działalności, dostawców lub funkcji serwisu. Przed uruchomieniem formularza, newslettera, chatbota, Google Analytics, Meta Pixel, osadzonych materiałów zewnętrznych lub innych niekoniecznych technologii dokument zostanie odpowiednio zmieniony.
Wersja dokumentu: 1.1. Data obowiązywania: 17 września 2026 r.
15. Podstawa prawna
Dokument uwzględnia w szczególności RODO, ustawę z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawę z 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej.