Jeden konkretny cel
Dobry model, gdy trzeba uporządkować proces, domknąć zaległości albo sprawnie wdrożyć wybrane usprawnienie.
- uzgodniony rezultat
- określony zakres odpowiedzialności
- harmonogram i termin
Oferta VirtuNova
Zakres dopasowany do firmy, nie do gotowego schematu.
Jasne zasady odpowiedzialnościElastyczna skala współpracyStały rytm raportowania
Business Operations & CX
Przekazujesz wybrany obszar.
Zachowujesz kontrolę.
Przejmuję bieżące działania, kontakt z klientami lub koordynację spraw w uzgodnionym zakresie. Ustalamy odpowiedzialność, zasady działania i rytm raportowania, żeby Twój zespół mógł skupić się na sprzedaży i rozwoju.
Dla kogo
Wsparcie dla firm, które oczekują więcej niż wykonania listy zadań.
Przejmuję konkretny obszar i prowadzę go w ustalonych ramach. To model dla właścicieli i zespołów, którzy cenią samodzielność, biznesowe myślenie i przewidywalną komunikację.
01
Eksperci, trenerzy i małe zespoły
Gdy rozwój marki i sprzedaż wymagają równie sprawnego zaplecza jak realizacja usług dla klientów.
Zobacz dedykowaną ofertę →02Beauty i wellness
Gdy rosnąca liczba klientów wymaga sprawnej obsługi kalendarza, wiadomości i procesów związanych z wizytami.
Zobacz dedykowaną ofertę →03Firmy instalacyjne i techniczne
Gdy skala realizacji wymaga stałej koordynacji dokumentacji, dostawców, materiałów i komunikacji z ekipami.
Zobacz dedykowaną ofertę →04Edukacja online
Gdy każda edycja kursu wymaga zsynchronizowania uczestników, prowadzących, komunikacji i platformy.
Zobacz dedykowaną ofertę →05Hotele i nieruchomości
Gdy wyniki obiektu zależą od sprawnej obsługi rezerwacji, cen, gości, najemców i bieżących działań operacyjnych.
Zobacz dedykowaną ofertę →06Firmy online i e‑commerce
Gdy rosnąca sprzedaż wymaga uporządkowania zamówień, produktów, obsługi klienta i wykorzystywanych narzędzi.
Zobacz dedykowaną ofertę →Zakres dopasowuję także do:gabinetówfirm usługowychdeweloperówzarządców najmutwórców kursów
Od problemu do rezultatu
Nie tylko pojedyncze zadania. Odpowiedzialność za cały obszar.
Nie działam wyłącznie doraźnie. Przejmuję uzgodniony proces, porządkuję sposób pracy, pilnuję realizacji i raportuję wynik.
01Obsługa klienta
Komunikacja, która domyka sprawy i chroni standard Twojej marki.
Zobacz zakresZwiń
Obsługa klienta
Komunikacja, która domyka sprawy i chroni standard Twojej marki.
Kontekst biznesowy
Rosnąca liczba zapytań wydłuża czas odpowiedzi, trudne sprawy wracają do zespołu, a informacje z różnych kanałów nie tworzą spójnego obrazu sytuacji.
Zakres odpowiedzialności
- obsługa i priorytetyzacja zgłoszeń
- prowadzenie spraw od pierwszego kontaktu do rozwiązania
- follow-up i koordynacja ustaleń z zespołem
- standardy odpowiedzi, eskalacji i raportowania
02Administracja i organizacja
Operacyjne zaplecze prowadzone bez ciągłego przypominania.
Zobacz zakresZwiń
Administracja i organizacja
Operacyjne zaplecze prowadzone bez ciągłego przypominania.
Kontekst biznesowy
Terminy, dokumenty i priorytety są rozproszone, a bieżąca koordynacja zbyt często wraca do właściciela lub osoby zarządzającej.
Zakres odpowiedzialności
- organizacja zadań, kalendarza i dokumentów
- kontrola terminów, priorytetów i zależności
- koordynacja osób oraz kolejnych etapów pracy
- zestawienia i informacje przygotowane do decyzji
03Edukacja online
Koordynacja całej edycji kursu, od zapisów po zakończenie dostępu.
Zobacz zakresZwiń
Edukacja online
Koordynacja całej edycji kursu, od zapisów po zakończenie dostępu.
Kontekst biznesowy
Każda edycja wymaga zsynchronizowania platformy, materiałów, prowadzących, uczestników, mailingu i wsparcia technicznego.
Zakres odpowiedzialności
- harmonogram i kontrola gotowości kolejnych etapów
- obsługa uczestników oraz komunikacji
- koordynacja prowadzących, platformy i wsparcia IT
- kontrola materiałów, dostępów i zamknięcia edycji
04Hotele i nieruchomości
Bieżąca obsługa operacyjna połączona z analizą obłożenia, popytu i polityki cenowej.
Zobacz zakresZwiń
Hotele i nieruchomości
Bieżąca obsługa operacyjna połączona z analizą obłożenia, popytu i polityki cenowej.
Kontekst biznesowy
Wynik obiektu zależy jednocześnie od obsługi rezerwacji, komunikacji z gośćmi lub najemcami, polityki cenowej i sprawnego przepływu informacji.
Zakres odpowiedzialności
- monitoring popytu, konkurencji i obłożenia
- aktualizacja cen, restrykcji i ofert
- koordynacja rezerwacji, najmu i komunikacji
- przygotowanie treści sprzedażowych oraz raportów
05Rekrutacja i HR
Sprawna selekcja i komunikacja, która wzmacnia doświadczenie kandydata.
Zobacz zakresZwiń
Rekrutacja i HR
Sprawna selekcja i komunikacja, która wzmacnia doświadczenie kandydata.
Kontekst biznesowy
Aplikacje napływają z kilku źródeł, komunikacja się wydłuża, a menedżer traci czas na wstępną selekcję i organizację kolejnych etapów.
Zakres odpowiedzialności
- doprecyzowanie profilu i przygotowanie ogłoszenia
- sourcing oraz selekcja aplikacji
- pierwsze rozmowy i uporządkowanie rekomendacji
- komunikacja z kandydatami i koordynacja onboardingu
06Sprzedaż internetowa
Spójny proces sprzedaży, od prezentacji produktu po obsługę posprzedażową.
Zobacz zakresZwiń
Sprzedaż internetowa
Spójny proces sprzedaży, od prezentacji produktu po obsługę posprzedażową.
Kontekst biznesowy
Dane produktowe, zamówienia, płatności i kontakt z klientem są rozdzielone między kilka narzędzi, a błędy pojawiają się na styku kolejnych etapów.
Zakres odpowiedzialności
- porządkowanie produktów, ofert i danych sprzedażowych
- kontrola zamówień, płatności i statusów
- obsługa pytań, zwrotów i reklamacji
- wsparcie promocji oraz analiza przebiegu sprzedaży
07Social media i treści
Planowa komunikacja marki bez publikacji przygotowywanych na ostatnią chwilę.
Zobacz zakresZwiń
Social media i treści
Planowa komunikacja marki bez publikacji przygotowywanych na ostatnią chwilę.
Kontekst biznesowy
Pomysły i materiały są dostępne, ale brakuje procesu, który łączy planowanie, przygotowanie, publikację, moderację i ocenę wyników.
Zakres odpowiedzialności
- kalendarz treści powiązany z celami marki
- opracowanie tekstów, grafik i materiałów
- publikacja oraz moderacja kanałów
- monitoring wyników i regularne wnioski
08Automatyzacje i AI
Automatyzacja procesów tam, gdzie przynosi mierzalną oszczędność czasu.
Zobacz zakresZwiń
Automatyzacje i AI
Automatyzacja procesów tam, gdzie przynosi mierzalną oszczędność czasu.
Kontekst biznesowy
Zespół ręcznie przepisuje dane, wysyła powtarzalne wiadomości i kontroluje czynności, które mogą działać według ustalonego scenariusza.
Zakres odpowiedzialności
- mapowanie procesu i punktów ryzyka
- projektowanie przepływów, alertów i automatycznych reakcji
- łączenie formularzy, baz danych i komunikacji
- testy, dokumentacja i kontrola działania rozwiązania
Modele współpracy
Zaczynamy od tego, czego naprawdę potrzebujesz.
Nie musisz od razu przekazywać całego zaplecza firmy. Zakres może rosnąć wraz z zaufaniem i potrzebami.
Stałe wsparcie operacyjne
Pakiet jest ważny 30 dni od zakupu. W tym czasie przejmuję uzgodnione zadania w wybranym wymiarze godzin, a zakres dopasowujemy do aktualnego obciążenia firmy.
- ustalona pula godzin
- regularna komunikacja
- stały podgląd postępów
Operacje i automatyzacja
Mapujemy sposób pracy, ograniczamy powtarzalne czynności i wdrażamy rozwiązania, które mają zmniejszyć udział pracy ręcznej.
- mapa procesu i ryzyk
- wdrożenie oraz testy
- dokumentacja rozwiązania
Dwa modele współpracy
Zewnętrzne wsparcie czy kolejny etat?
Oba modele mają swoje miejsce. Różnią się jednak kosztem wejścia, sposobem wdrożenia, zakresem odpowiedzialności i elastycznością. W poradniku pokazuję, kiedy zewnętrzne wsparcie operacyjne daje firmie większą swobodę, a kiedy lepszym rozwiązaniem pozostaje stałe stanowisko.
Przeczytaj pełne porównanieWspółpraca bez niedomówień
Dobrze będzie nam się współpracować, jeśli cenisz odpowiedzialność.
Jasne zasady chronią czas obu stron i pozwalają szybciej przejść od zlecenia do rezultatu.
Szukasz samodzielnego wsparcia, które rozumie kontekst biznesowy.
- chcesz przekazać konkretny obszar odpowiedzialności, a nie tylko pojedyncze polecenia
- cenisz samodzielność, terminowość i przejrzystą komunikację
- oczekujesz wczesnego sygnalizowania ryzyka i propozycji rozwiązania
- akceptujesz uzgodnione ramy, priorytety i zasady dostępności
- traktujesz zewnętrzne wsparcie jako część operacyjnego zaplecza firmy
Współpraca może się nie sprawdzić, jeśli…
- oczekujesz stałej dostępności przez całą dobę
- szukasz osoby do cold callingu i przekonywania przypadkowych odbiorców
- zlecenia spoza zakresu mają być wykonywane natychmiast i bez ustalenia priorytetu
- nie chcesz przekazywać kontekstu, dostępu ani informacji potrzebnych do pracy
Poufność i dostęp
Informacje pozostają pod kontrolą.
Zakres dostępu ustalamy przed rozpoczęciem pracy. Dzięki temu wiadomo, jakie dane są potrzebne, kto korzysta z kont i co należy zrobić po zakończeniu współpracy.
Korzystam wyłącznie z kont i danych niezbędnych do ustalonego zakresu.
Przed startem określamy sposób pracy na dokumentach, skrzynkach i systemach.
Pracuję w ustalonym zakresie uprawnień. Gdy wymaga tego współpraca, podpisujemy umowę powierzenia danych oraz NDA.
Po zakończeniu współpracy niepotrzebne dostępy są odbierane lub zmieniane zgodnie z ustalonym procesem.
Najczęstsze pytania
Krótko i konkretnie przed startem.
Odpowiedzi na pytania, które najczęściej pojawiają się przed pierwszą rozmową.
Czy VirtuNova to wirtualna asysta czy zewnętrzne wsparcie operacyjne?
VirtuNova łączy oba modele, ale nie ogranicza się do wykonywania pojedynczych poleceń. Przejmuję ustalony obszar odpowiedzialności, pilnuję realizacji, koordynuję komunikację i raportuję wynik.
Czy mogę zacząć od niewielkiego zakresu?
Tak. Możemy zacząć od jednego procesu, projektu albo pakietu godzinowego. Po sprawdzeniu wspólnego sposobu pracy zakres może zostać rozszerzony.
Czy automatyzacje i AI obejmują budowę agentów AI?
Obecnie oferta obejmuje proste automatyzacje, przepływy danych, alerty, formularze i praktyczne wykorzystanie narzędzi AI. Budowa rozbudowanych agentów oraz asystentów AI nie jest jeszcze osobną usługą VirtuNova.
Jak wygląda rozliczenie współpracy?
Współpraca jest rozliczana na podstawie faktury. Możemy pracować projektowo, w pakiecie godzinowym ważnym 30 dni albo w modelu stałej współpracy, zależnie od charakteru przekazywanego obszaru.
Jak zabezpieczane są dane i dostępy do firmy?
Ustalamy minimalny zakres uprawnień, zasady pracy na danych i sposób ich zabezpieczenia. Gdy wymaga tego współpraca, podpisujemy umowę powierzenia danych oraz NDA. Po zakończeniu współpracy niepotrzebne dostępy są odbierane lub zmieniane.
Masz już wybrany obszar?
Ustalmy, który obszar mogę przejąć.
Krótko omówimy priorytet, odpowiedzialność i najlepszy model współpracy.