Tryb wirtualnej asystentki
Pracuję na gotowych szablonach i według Twoich wytycznych.
- Uzupełnianie danych w arkuszach
- Przygotowanie raportu w istniejącym układzie
- Spisywanie procedur z Twojego dyktanda
- Odświeżanie zestawień w stałym rytmie
Zakres wsparcia operacyjnego
Analityka operacyjna i optymalizacja procesów
Zbieranie danych rozsypanych po systemach, czytelne raporty i spisane procedury. Zamiast wrażenia, jak firmie idzie, dostajesz liczby, na których da się oprzeć decyzje.
Co mierzę
- Czas obsługi sprawy
- Liczba zgłoszeń
- Status zadań
- Obciążenie zespołu
- Terminowość dostaw
- Koszty narzędzi
Co powstaje
- Raport okresowy
- Dashboard
- Procedury
- Baza wiedzy
- Zestawienia porównawcze
- Lista usprawnień
Kiedy warto przekazać ten obszar
Rozpoznajesz te wyzwania w firmie?
Dane są, ale osobno. Każdy system ma swoją część prawdy i nikt nie składa ich w jeden obraz.
Nie wiadomo, gdzie ucieka czas. Widać, że praca trwa długo, ale nie widać, na którym etapie się zatrzymuje.
Procedury siedzą w głowach. Nic nie jest spisane, więc każda nowa osoba uczy się przez podpatrywanie.
Raport powstaje ręcznie. Składanie tego samego zestawienia co tydzień zajmuje kilka godzin i wygląda tak samo za każdym razem.
Co przejmuję
Zadania w tym obszarze
Przejmuję analitykę operacyjną, od uporządkowania źródeł danych po spisanie procedur, według których pracuje zespół.
Zbieranie danych z systemów. Informacje z CRM, skrzynek, formularzy i narzędzi projektowych złożone w jedno zestawienie.
Raport okresowy. Jeden dokument w stałym układzie, przygotowany co tydzień albo co miesiąc, zawsze w ten sam sposób.
Dashboardy. Wskaźniki operacyjne pokazane tak, żeby dało się je przejrzeć w minutę, a nie czytać przez pół godziny.
Procedury i baza wiedzy. Instrukcje krok po kroku dla powtarzalnych czynności, spisane w jednym miejscu dla całego zespołu.
Pomiar pracy operacyjnej. Czasy obsługi spraw, statusy zadań i obciążenie poszczególnych etapów procesu.
Miejsca, w których sprawy stoją. Wskazanie etapów, na których powstają opóźnienia, wraz z opisem, co je powoduje.
Zestawienia porównawcze. Oferty dostawców, ceny i warunki zebrane w jednej tabeli, w układzie, który pozwala podjąć decyzję.
Przegląd kosztów narzędzi. Lista subskrypcji firmowych, ich faktyczne wykorzystanie i pozycje do wypowiedzenia.
Rekomendacje zmian. Propozycje usprawnień oparte na zebranych danych i rzeczywistym przebiegu pracy, a nie na ogólnych dobrych praktykach.
Dwa tryby realizacji
Ten sam obszar, dwa poziomy odpowiedzialności
Zakres ustalamy przed startem i możesz go później rozszerzyć. Tryb partnerki operacyjnej zawiera wszystko to, co tryb asystentki.
Tryb partnerki operacyjnej
Wszystko z trybu asystentki, a do tego decyzja o tym, co w ogóle mierzymy.
- Dobór wskaźników i budowa dashboardów
- Spisanie procesów firmy od podstaw
- Analiza opóźnień i przestojów
- Rekomendacje zmian w procesach
Realizacja w praktyce
Co dzieje się na starcie, a co zostaje na stałe
Raport budujemy raz. Potem odświeża się w stałym rytmie, a Ty dostajesz go gotowego, zamiast go składać.
Wdrożenie
Jednorazowo, na początku współpracy
Rozmowa i zakres
Ustalamy, jakie decyzje chcesz podejmować na podstawie danych, bo od tego zależy, co w ogóle warto mierzyć.
Inwentaryzacja źródeł danych
Przegląd miejsc, w których powstają informacje, i sprawdzenie, które z nich da się zebrać automatycznie.
Budowa raportu i procedur
Układ zestawienia, konfiguracja dashboardu oraz spisanie pierwszych instrukcji krok po kroku.
Praca ciągła
Powtarzalny rytm, bez daty końcowej
Dane i raport
Odświeżenie zestawień w ustalonym terminie oraz sprawdzenie, czy dane nadal spływają ze wszystkich źródeł.
Wnioski i decyzje
Co się zmieniło, gdzie sprawy stoją dłużej niż zwykle i które z tego wymaga Twojej decyzji.
Zmiany w procesach
Przyjęte usprawnienia trafiają do procedur, a kolejny raport pokazuje, czy faktycznie coś zmieniły.
Rytm powtarza się, dopóki trwa współpraca
Zakres na start
Od czego zwykle zaczynamy
Pracę możemy zacząć od uporządkowania raportu, który już robicie, oraz spisania jednej najważniejszej procedury. Dopiero po tym fundamencie warto budować dashboard, który odświeża się sam.
Po Twojej stronie
Czego potrzebuję, żeby zacząć
Dostępów do systemów, z których pochodzą dane, godziny rozmowy o tym, jakie decyzje mają raporty wspierać, oraz wskazania osoby, która zna proces od środka. Terminy ustalamy wspólnie, a ich bieg liczę od przekazania materiałów, dostępów i akceptacji.
Najczęstsze pytania
Przed rozpoczęciem współpracy
Czy to jest doradztwo finansowe albo audyt księgowy?
Nie. Zajmuję się wyłącznie analityką operacyjną, czyli czasem obsługi spraw, statusami zadań, obiegiem dokumentów i obciążeniem procesów. Analizy finansowe, bilanse i kwestie podatkowe zostają po stronie księgowości i doradców.
Czy budujesz systemy Business Intelligence od zera?
Ta oferta obejmuje raporty i dashboardy w narzędziach, z których firma już korzysta, takich jak Excel, Arkusze Google i Looker Studio. Nie obejmuje wdrażania korporacyjnych systemów Business Intelligence.
Skąd pochodzą dane do raportów?
Z uzgodnionych systemów Twojej firmy: CRM, skrzynek, formularzy, arkuszy i narzędzi projektowych. Przed przygotowaniem raportu ustalamy źródła i definicje wskaźników oraz sprawdzamy kompletność danych. Braki wskazuję, zamiast traktować niepotwierdzone wartości jako fakty.
W jakich godzinach realizowane są zadania?
Zadania realizowane są w dni robocze, od poniedziałku do piątku, w godzinach 8:00 do 16:00.
Chcesz decydować na podstawie liczb, a nie wrażeń?
Porozmawiajmy o potrzebach Twojej firmy i dopasujmy właściwy model wsparcia operacyjnego.